Το βασικότερο κομμάτι του Total.School είναι η καταχώρηση μαθητών και κηδεμόνων ώστε να λειτουργήσει η υπηρεσία. Η εισαγωγή του είναι μια πολύ εύκολη διαδικασία η οποία μπορεί να γίνει με 2 τρόπους. Ο πρώτος είναι ο παρών,καταχωρώντας 1-1 και ο δεύτερος είναι μαζικά μέσω 2 αρχείων excel που θα δούμε στη συνέχεια.
Διαδικασία εισαγωγής μαθητή
1.Για να καταχωρήσετε τα στοιχεία ενός μαθητή αρχικά θα πρέπει να επιλέξετε από το μενού πλοήγησης στα αριστερά τους μαθητές
...
2. Στη συνέχεια πατήστε "+ΠΡΟΣΘΗΚΗ" για να ξεκινήσετε τη διαδικασία εισαγωγής στοιχείων
...
3. Στην οθόνη που θα σας εμφανιστεί ξεκινήστε την καταχώρηση με κλικ στο αντίστοιχο πεδίο για το Όνομα,το Μεσαίο Όνομα (αν υπάρχει), το Επίθετο, την Ημερομηνία Γέννησης και το Φύλο . ΠΡΟΣΟΧΗ: Στην ημερομηνία γέννησης η καταχώρηση πρέπει να είναι με δυαδική μορφή για την ημέρα και μήνα γεννήσεων. Δηλαδή 03-05-2012 ή αντίστοιχα 23-12-2012 .
...
4. Κατεβαίνοντας στο επόμενο πινακάκι καταχωρούμε με τον ίδιο τρόπο τα στοιχεία για κατοικία του μαθητή/τριας κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο πεδίο για την εισαγωγή Διεύθυνσης, Πόλης, Ταχυδρομικού Κώδικα και Νομού
5. Καταχωρώντας το e-mail του μαθητή, αυτομάτως θα λάβει έναν κωδικό. Εισάγωγοντας το e-mail του & κωδικό στη σελίδα του Total.School ή στο application για tablets & smartphone θα έχει και ο ίδιος/η ίδια την ίδια πρόσβαση που θα έχουν και οι γονείς χρησιμοποιώντας το Total.School.
Αν προτιμάτε να μην καταγράψετε όλα αυτά τα στοιχεία, πρέπει να εισάγετε μια παύλα στο κάθε πεδίο.
6. Τέλος στα 2 τελευταία πινακάκια, γίνεται η αντιστοίχιση του τμήματος στο οποίο είναι ο μαθητής/η μαθήτρια καθώς και το σχολικό στο οποίο επιβαίνει. Αρκεί ένα κλικ σε κάθε πεδίο για να διαλέξετε τα αντίστοιχα στοιχεία. Τα τμήματα και τα σχολικά έχουν δημιουργηθεί ήδη κατά τη διάρκεια δημιουργίας του σχολείου από προηγούμενο βήμα.
Ο μαθητής μπορεί να αντιστοιχηθεί σε παραπάνω από ένα τμήματα.
...
7. Για να ολοκληρωθεί και να αποθηκευτούν όσα καταχωρήσατε πατήστε στο κουμπί "ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ". 
| Note |
|---|
Δεν εγγράφουμε ποτέ μαθητή που ήταν ήδη εγγεγραμμένος στο σχολείο και έχει διακόψω γιατί δημιουργείται το σημαντικού πρόβλημα του “διπλού μαθητή” |
Αντί μιας νέας εγγραφής, κάνουμε επαναφορά του διαγραμμένου μαθητή.