Η χρονιά έφτασε στο τέλος της και πρέπει να γίνει η προετοιμασία της επόμενης χρονιάς. Η διαδικασία δεν είναι δύσκολη και περιγράφεται στα επόμενα 4 βήματα
1. Διαγραφή περιεχομένου
Με το τέλος μια σχολικής χρονιάς είναι απαραίτητο να διαγράψετε το περιεχόμενο της προηγούμενης χρονιάς, ώστε οι γονείς να μην έχουν πρόσβαση σε περιεχόμενο που δεν πρέπει, και ώστε να ελευθερωθεί ο χώρος για το περιεχόμενο της νέας χρονιάς.
2. Διαγραφή αποχωρούντων μαθητών και κηδεμόνων
Μαθητές
Ξεκινάμε με τους μαθητές που αποχωρούν οριστικά. Θα μεταβείτε στην σελίδα των μαθητών, θα ανοίξετε τα φίλτρα και θα επιλέξετε το τμήμα που αποφοιτά (πχ ΣΤ Δημοτικού, Νηπιαγωγείο, Proficiency) και οι μαθητές του δεν θα είναι μαθητές του σχολείου την επόμενη χρονιά.
Όταν εμφανιστούν οι μαθητές, πατήστε στο “Επιλογή όλων” και έπειτα “Διαγραφή”. Οι μαθητές διαγράφονται από την πλατφόρμα.
Μην ξεχάσετε να διαγράψετε μεμονωμένους μαθητές που αποχωρούν απο το σχολείο και ανήκουν σε άλλες τάξεις.
Μην διαγράφετε μαθητές για τους οποίους σκοπεύετε να εκδώσετε κι άλλα παραστατικά !
Πρέπει να παραμείνουν στην πλατφόρμα ως ενεργοί μαθητές. Μπορείτε να τους αφαιρέσετε από τα τμήματα τους και να διαγράψετε τους γονείς τους, αλλά όχι τους ίδιους, μέχρι να ολοκληρώσετε τις οικονομικές εκκρεμότητες τους.
Κηδεμόνες
Οι κηδεμόνες δεν μπορούν να αφαιρεθούν με τον μαζικό τρόπο που αφαιρούνται οι μαθητές, καθώς οι μπορεί να έχουν και άλλο μαθητή στο σχολείο. Οπότε πρέπει να επισκεφτείτε τη σελίδα των γονέων, να επιλέξετε όσους θέλετε, και να πατήσετε στο “Διαγραφή”.
Η διαγραφή των μαθητών αφήνει ανέπαφα τα οικονομικά δεδομένα τους (καρτέλα, υπηρεσίες, αποδείξεις και τιμολόγια). Μπορείτε να ανατρέξετε ανά πάσα στιγμή στις καρτέλες περασμένων ετών, να δείτε οφειλές, να “κατεβάσετε” τα παλιά παραστατικά, κ.ο.κ.
3. Μετονομασία τμημάτων και προσθήκη νέων
Αντί να μεταφέρετε μαθητές από τμήμα σε τμήμα, ο πιο εύκολος τρόπος είναι να απλά να μετονομάσετε το τμήμα. Τα προνήπια θα μετονομαστούν σε Νηπιαγωγείο, το Α1 θα γίνει Β1, κ.ο.κ.
Αφού γίνει η μετονομασία τμημάτων πρέπει να προστεθούν τα νέα τμήματα στην πλατφόρμα.
4. Ενημέρωση των στοιχείων των εκπαιδευτικών
Τα τμήματα μετονομάστηκαν, αλλά οι εκπαιδευτικοί είναι συνδεδεμένοι με τα παλιά τους τμήματα. Οπότε πρέπει να ενημερώσετε τους εκπαιδευτικούς και να τους αναθέσετε στα σωστά τμήματα. Κάνετε επεξεργασία του κάθε εκπαιδευτικού και προσθαφαιρέστε τα τμήματα που πρέπει.
Αν δεν το κάνετε αυτό, οι εκπαιδευτκοί θα έχουν πρόσβαση σε λάθος τμήματα.
5. Προσθήκη νέων τμημάτων, μαθητών και κηδεμόνων
Ήρθε η ώρα να προστεθούν οι νέοι μαθητές στην πλατφόρμα. Αμέσως μετά, προσθέστε τους κηδεμόνες των νέων μαθητών. Τη στιγμή εκείνη θα λάβουν τους κωδικούς τους και θα μπορέσουν να κατεβάσουν την εφαρμογή.
Να θυμηθείτε να ελέγξετε και τα δευτερεύονται τμήματα (κολύμβηση, αγγλικά, ποδόσφαιρο, κλπ) και τους μαθητές που ανήκουν σε αυτά.
6. Οικονομική διαχείριση
Λογικά οι υπηρεσίες σας (= τιμοκατάλογος), οι σειρές αρίθμησης και οι υπόλοιπες ρυθμίσεις σας παραμένουν ίδιες, οπότε δεν χρειάζεται να κάνετε κάτι καινούριο. Αν απαιτείται όμως, τροποποιήστε μια υπάρχουσα υπηρεσία (πχ την τιμή της) ή προσθέστε μια καινούρια.
Αυτό που πρέπει να γίνει όμως είναι:
6.1 Εισαγωγή των μαθητών στην νέα σχολική χρονιά
6.2 Ανάθεση υπηρεσιών σε αυτούς τους μαθητές.
Για τους νέους μαθητές, θα πρέπει να προσθέσετε δικαιούχους. Οι μαθητές που υπήρχαν και σε προηγούμενα έτη, είναι ήδη “συνδεδεμένοι” με δικαιούχους.