Λανθασμένα στατιστικά (συναλλαγές, παραστατικά και οι διαφορές τους)

Πολλές φορές παρατηρούμε στη λίστα των μαθητών ή στην οικονομική τους καρτέλα λανθασμένα στατιστικά. Για παράδειγμα, φαίνονται μαθητές με ληξιπρόθεσμα (κόκκινα) ποσά αν και θυμόμαστε ότι εκδώσαμε την αντίστοιχη απόδειξη ή σημειώσαμε την δόση ως “εξοφλημένη”

Ας δούμε γιατί μπορεί να συμβαίνει αυτό.

Τι είναι η συναλλαγή και ποια η διαφορά από το παραστατικό;

Έχουμε συνηθίσει να εκδίδουμε ένα παραστατικό (πχ μια απόδειξη) όταν έχουμε εισπράξει τα αντίστοιχα χρήματα. Αλλά δεν συμβαίνει πάντα αυτό. Ένα παραστατικό μπορεί να εκδοθεί ακόμη και όταν περιμένουμε την εξόφληση αργότερα. Για παράδειγμα, οι λογαριασμοί τηλεφωνίας ή ενέργειας, πρώτα εκδίδονται και έπειτα εξοφλούνται.

Επίσης, υπάρχει και η αντίστροφη περίπτωση, όπου κάποιος πελάτης μπορεί να μας δώσει χρήματα “έναντι” και να μας ζητήσει να εκδοθεί το παραστατικό αργότερα.

Για αυτό το λόγο τα παραστατικά είναι διαφορετικά από τις συναλλαγές. Η “συναλλαγή” στο total school είναι η είσπραξη χρημάτων, και όπως είπαμε, αυτή δεν συμβαίνει πάντα ταυτόχρονα με την έκδοση ενός παραστατικού.

Πότε καταχωρούνται συναλλαγές;

Συναλλαγή πρέπει να καταχωρείται όταν εισπράττουμε χρήματα.

Μια συναλλαγή καταχωρείται αυτόματα όταν εκδώσουμε ένα παραστατικό που έχει τρόπο πληρωμής “Μετρητά” ή “Κατάθεση σε λογαριασμό” και είναι Οριστικό. Σε αυτή την περίπτωση δεν χρειάζεται να εκτελέσουμε κάποια έξτρα ενέργεια και τα στατιστικά μας υπολογίζονται σωστά.

Συναλλαγές ΔΕΝ καταχωρούνται (ή τροποποιούνται) αυτόματα

• όταν ένα παραστατικό από προσχέδιο το μετατρέψουμε σε οριστικό

• όταν ένα παραστατικό εκδοθεί με τρόπο πληρωμής “επί πιστώσει”

• όταν κάνουμε επεξεργασία ενός παραστατικού και τροποποιήσουμε το ποσό (πχ αν εκδόθηκε με λανθασμένο ποσό)

Σε αυτές τις περιπτώσεις πρέπει να πάμε και στις συναλλαγές και είτε να προσθέσουμε την αντίστοιχη συναλλαγή (στην 1η και 2η περίπτωση), είτε να ακυρώσουμε την λανθασμένη συναλλαγή και να προσθέσουμε νέα με το σωστό ποσό (στην 3η περίπτωση). Οι συναλλαγές δεν μπορούν να τροποποιηθούν, μόνο ακυρώνονται.

Αν, λοιπόν, έχουμε λανθασμένα στατιστικά, αυτό οφείλεται γιατί έχουμε εκδώσει ή τροποποιήσει παραστατικά αλλά δεν κάναμε αντίστοιχες διορθώσεις στις συναλλαγές.