Νέος τρόπος τιμολόγησης και πληρωμών

Το πρόβλημα

Μέχρι τον Νοέμβριο 2023, κάθε μήνα υπολογιζόταν αυτόματα η χρέωση του κάθε εκπαιδευτηρίου, εκδιδόταν το τιμολόγιο και αποστέλλονταν στο εκπαιδευτήριο, το οποίο είχε την υποχρέωση εξόφλησης του. Αν και η σύσταση ήταν να εξοφλείται κάθε τιμολόγιο ξεχώριστά, με το ακριβές ποσό, παρατηρούσαμε τα εξής προβλήματα:

Τα εκπαιδευτήρια, πολλές φορές, εξοφλούσαν με μία πληρωμή 2 διαφορετικά τιμολόγια, αθροίζοντας τα ποσά αυτών των τιμολογίων.
Πολλές φορές χρησιμοποιούνταν ο ίδιος κωδικός πληρωμής για 3 και 4 διαφορετικές πληρωμές.
Πολύ συχνά, εκπαιδευτήρια πληκτρολογούσαν κατά λάθος και εξοφλούσαν διαφορετικά ποσά από αυτά που υπήρχαν στα τιμολόγια.

Σε καθεμία από αυτές τις περιπτώσεις, οι υποχρεώσεις των σχολείων παρουσιάζονταν ως μη εξοφλημένες, και έπρεπε, έπειτα από ενημέρωση των σχολείων να πραγματοποιηθεί χρονοβόρος έλεγχος των πληρωμών για να ενημερωθεί η κατάσταση και να αποφευχθούν διακοπές υπηρεσιών.

Η λύση

Πλέον καθιερώνεται νέος τρόπος εξόφλησης, με τα εξής χαρακτηριστικά.

Θεσπίζεται το “υπόλοιπο”-”κουμπαράς” κάθε σχολείου. Το υπόλοιπο μπορεί να είναι είτε αρνητικό (το εκπαιδευτήριο πρέπει να το εξοφλήσει) είτε θετικό.
Στις αρχές κάθε μήνα, θα υπολογίζεται η μηνιαία χρέωση και αυτή θα εμφανίζεται στην πλατφόρμα ως ενημέρωση ενώ θα αποστέλλεται και στο εκπαιδευτήριο. Το ποσό αυτό θα αφαιρείται από το υπόλοιπο.
Τιμολόγιο θα εκδίδεται ΜΕΤΑ την εξόφληση, και όχι πριν. Επομένως το τιμολόγιο θα αντικατοπτρίζει το ποσό που έχει πραγματικά εξοφληθεί, ακόμη και αν είναι “λάθος” (δλδ δεν είναι απολύτως ίδιο με την χρέωση).
Ένα εκπαιδευτήριο θα μπορεί να εξοφλήσει το ακριβές ποσό που εκκρεμεί αλλά επίσης θα μπορεί να επιλέξει να πληκτρολογήσει και πληρώσει και μεγαλύτερο ποσό! Το ποσό αυτό θα πιστώνεται στον “κουμπαρά” του εκπαιδευτηρίου. Τον επόμενο μήνα, θα υπολογιστεί νέα χρέωση, αλλά αν υπάρχει θετικό υπόλοιπο στον κουμπαρά, δεν θα χρειάζεται να γίνει κάποια εξόφληση.

Ο υπολογισμός των μηνιαίων χρεώσεων καθώς και οι τρόποι πληρωμής παραμένουν ίδιοι με πριν

Παράδειγμα

Έστω ότι τον Οκτώβριο η χρέωση για ένα εκπαιδευτήριο είναι 37.20€. Το εκπαιδευτήριο θα μπορεί να πληρώσει τα 37.20€ όπως και πριν, αλλά το τιμολόγιο θα εκδοθεί μετά την επιτυχή εξόφληση και θα περιέχει το ποσό των 37.20€.

Αν το εκπαιδευτήριο κάνει λάθος και επιλέξει να πληρώσει 37.02€ (συνήθης λανθασμένη πληκτρολόγηση), τότε το τιμολόγιο θα εκδοθεί με το ποσό των 37.02€, και το υπόλοιπο θα είναι αρνητικό με -0.18€, ποσό που θα προστεθεί στην χρέωση του επόμενου μήνα.

Αν το εκπαιδευτήριο επιθυμεί, μπορεί να πληρώσει 80€ και θα εκδοθεί τιμολόγιο 80€. Η χρέωση Οκτωβρίου θα είναι εξοφλημένη και το υπόλοιπο θα είναι θετικό με +42.80€. Ένα μήνα αργότερα θα υπολογιστεί η χρέωση του Νοεμβρίου. Έστω ότι θα είναι 36.45€. Το υπόλοιπο θα προκύψει θετικό με +6.35€ οπότε δεν θα χρειάζεται κάποια εξόφληση και δεν θα εκδοθεί τιμολόγιο για τον Νοέμβριο.

Αν το Δεκέμβριο η χρέωση είναι 39€, το υπόλοιπο θα είναι -32.65€ και αυτό θα είναι το ποσό που θα πρέπει να εξοφληθεί.

Ερωτοαπαντήσεις

Η μηνιαία χρέωση αυξομειώνεται βάσει των μαθητών ενός σχολείου αλλά και στην περίπτωση που κάποιος επιλέξει να αλλάξει συνδρομητικό πλάνο μέσα στη χρονιά. Υπάρχουν όμως περιπτώσεις, που έχουν σταθερή μηνιαία χρέωση (πχ όταν έχουν αριθμό μαθητών μεγαλύτερο ή μικρότερο από τα πλαφόν) και έτσι μπορούν να προβλέψουν το κόστος 12 μηνών.

Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να κάνετε προεξόφληση με όποιο ποσό θέλετε ή έχετε υπολογίσει. Ακόμη και αν έχετε κάνει λάθος, αν αλλάξατε πλάνο ή αριθμό μαθητών, το υπόλοιπο θα υπολογίζεται αυτόματα κάθε μήνα, θα μπορείτε να το παρακολουθείτε και θα ενημερωθείτε όταν αυτό γίνει αρνητικό.

Δεν μπορείτε να αφήσετε τόσα τιμολόγια ανεξόφλητα, καθώς η υπηρεσία του total.school θα διακοπεί λόγω των οφειλών. Συνιστούμε την εξόφληση κάθε χρέωσης μέχρι το τέλος του μήνα. Μπορείτε φυσικά να προεξοφλήσετε αρκετούς μήνες, ώστε να μην μπαίνετε στην διαδικασία πληρωμής κάθε μήνα.

Στη σελίδα των χρεώσεων, θα βρείτε την αναλυτική χρέωση κάθε μήνα, καθώς και την πληρωμή μέσω του προγράμματος. Το συνολικό υπόλοιπο (κουμπαράς) θα είναι θετικό, και κάθε μήνα η πλατφόρμα θα συνεχίζει να αφαιρεί τη μηνιαία χρέωση. Όταν το υπόλοιπο γίνει αρνητικό (σε 3 μήνες ή 3 χρόνια), θα ξεκινήσετε να το εξοφλείτε.