Παραστατικά και σχολικές χρονιές

Τα οικονομικά του total school είναι οργανωμένα σε σχολικές χρονιές, γιατί έτσι ειναι πιο εύκολο να παρακολουθούν τα σχολεία τα έσοδά τους.

Η ΑΑΔΕ και οι λογιστές παρακολουθούν τα παραστατικά σε οικονομικά έτη (1/1 - 31/12), όπου κατατάσσονται σύμφωνα με την ημερομηνία έκδοσης τους,

Μία συγκεκριμένη ημέρα (πχ 10η Οκτωβρίου του 2025) μπορεί να εκδοθεί το παραστατικό #1322 που να ανήκει στο σχολικό έτος 2025-2026, και έπειτα ο χρήστης να μεταφερθεί στην προηγούμενη σχολική χρονιά, και να εκδώσει το παραστατικό #1323 επειδή προσήλθε ένας γονέας για να εξοφλήσει δίδακτρα περσινής χρονιάς. Τα δύο παραστατικά ανήκουν σε διαφορετικά σχολικά έτη, αλλά στο ίδιο οικονομικό έτος, αφού αυτό καθορίζεται αποκλειστικά από την ημερομηνία έκδοσης τους.

Εξαγωγή παραστατικών

Στη σελίδα των παραστατικών, υπάρχουν δύο κουμπιά. Το “εξαγωγή” κάνει εξαγωγή σε αρχείο xlsx μόνο των αρχείων που είναι ορατά εκείη τη στιγμή στη λίστα ακριβώς από πάνω. Δηλαδή αφορά μόνο τη συγκεκριμένη σχολική χρονιά και αν έχουν εφαρμοστεί και φίλτρα, θα αφορά μόνο τα παραστατικά που είναι συμβατά με τα επιλεγμένα φίλτρα.

Επομένως, από αυτό το εξαγόμενο αρχείο, είναι πιθανόν να λείπουν παραστατικά, αν αυτά έχουν κρυφτεί λόγω των εφαρμοζόμενων φίλτρων ή αν εκδόθηκαν σε άλλη σχολική χρονιά. Η επιλογή αυτή είναι πιο χρήσιμη όταν θέλουμε να έχουμε σε αρχείο, συγκεκριμένα παραστατικά, για στατιστικούς λόγους. Για παράδειγμα θέλω μόνο τα παραστατικά τύπου “Τιμολόγιο” και μόνο για τον Οκτώβριο της φετινής σχολικής χρονιάς.

Για να λάβουν οι λογιστές την πληρέστερη εικόνα, μπορείτε να πατήσετε την “Εξαγωγή για λογιστές”. Με αυτή την επιλογή, εξάγονται όλα τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί στο οικονομικό έτος που θα επιλέξετε στο επόμενη βήμα. Σε αυτή την περίπτωση δεν εφαρμόζουμε φίλτρα και δεν λαμβάνουμε υπόψη τη σχολική χρονιά, οπότε δεν μπορεί να “ξεφύγει” κανένα παραστατικό.

Open

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τα σχολικά έτη

1. “Δεν βρίσκω το παραστατικό #ΧΥΖ αν και είμαι σίγουρη ότι το έχω εκδώσει”

Τα παραστατικά δεν μπορούν να διαγραφούν από την βάση του total school και να “εξαφανιστούν”. Η πιθανότερη αιτία είναι να έχετε εκδώσει το παραστατικό σε λάθος σχολική χρονιά. Παρατηρηστε σε ποια χρονιά βρίσκεστε τώρα, και μεταβείτε σε προηγούμενες χρονιές, μέχρι να εντοπίσετε το χαμένο παραστατικό. Υπήρξε παραστατικό που καταλάθος είχε καταχωρηθεί σε χρονιά που απείχε 3 έτη από τη σημερινή ! Μην μεταφερθείτε μόνο στην περσινή.

Open

2. “Καταχώρησα παραστατικό στην περσινή χρονιά, αντί για τη φετινή. Τί να κάνω;”

ΜΗΝ ακυρώσετε το παραστατικό. Πρόκειται για ένα απολύτως έγκυρο παραστατικό, το οποίο πιθανότατα να έχει σταλεί στην ΑΑΔΕ και να έχει πάρει και ΜΑΡΚ. Επομένως λογιστικά, δεν υπάρχει κανένας λόγος να ακυρωθεί το παραστατικό. Θα πρέπει να μας στείλετε ένα εμαιλ με τα στοιχεία του παραστατικού και θα το μεταφέρουμε εμείς στην χρονιά που θα μας ζητήσετε, ώστε να εμφανίζεται στην σωστή καρτέλα

3. Θέλω να εκδώσω μία απόδειξη για περσινή χρονιά

Δεν είναι σπάνιο το φαινόμενο να εμφανιστεί ένας γονέας και να πληρώσει δίδακτρα περσινής χρονιάς, τα οποία εκκρεμούν. Για να εκδώσετε την απόδειξη θα κάνετε τα εξής:

• θα ελέγξετε αν ο μαθητής είναι ακόμη εγγεγραμμένος στους μαθητές του σχολείου (όχι στους μαθητές οικονομικού έτους !). Αν έχει αρχειοθετηθεί, θα πρέπει να τον επαναφέρετε πρώτα.

• θα μεταβείτε στη σελίδα “Μαθητές οικονομικού έτους”

• θα αλλάξετε το σχολικό έτος από το μενού ψηλά και θα μεταφερθείτε στο έτος στο οποίο αντιστοιχούν τα δίδακτρα που πρόκειται να εξοφληθούν.

• θα μεταβείτε στην καρτέλα του μαθητή και θα εκδώσετε την απόδειξη