Έκδοση 2.1.1 (βελτιώσεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης)

Στις 15/01/2021 δημοσιεύθηκε η έκδοση 2.1.1 του total.school, που περιέχει ΠΟΛΛΕΣ βελτιώσεις και νέες λειτουργίας για την ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Οι σημαντικότερες από αυτές έχουν ως εξής:

1. Δόσεις όπως τις θέλετε και διαγραφή δόσεων για διακοπή και επανέναρξη υπηρεσιών

Στην πρώτη έκδοση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, η εφαρμογή δημιουργούσε τις υποχρεώσεις (δόσεις) των μαθητών, με έναν συγκεκριμένο αλγόριθμο (στρογγυλοποιούσε τα ποσά ώστε να αποφεύγονται δόσεις με δεκαδικά ψηφία) και ο χρήστης δεν μπορούσε να τις τροποποιήσει.

Πλέον η δημιουργία των δόσεων είναι απολύτως ευέλικτη. Μπορείτε να βασιστείτε στην “πρόταση” της εφαρμογής, αλλά επιπλέον μπορείτε να τις τροποποιήσετε όπως θέλετε. Μπορείτε να αλλάξετε τα ποσά (πχ αυξημένη δόση τα Χριστούγεννα ή μειωμένη δόση για μήνες που δεν προσφέρθηκαν πλήρεις υπηρεσίες), μπορείτε να διαγράψετε εντελώς δόσεις (πχ για μήνες που ο μαθητής διέκοψε την υπηρεσία) και μπορείτε να προσθέσετε δόσεις εφόσον ένας μαθητής ζήτησε επανέναρξη της υπηρεσίας.

Open

Επομένως έχετε πλέον τον απόλυτο έλεγχο για τις υπηρεσίες και τα ποσά που χρεώνετε κάθε μήνα στους μαθητές.

2. Επεξεργασία παραστατικού που έχει ήδη εκδοθεί

Πολλές φορές, σε ένα παραστατικό που έχει εκδοθεί, έχει παρουσιαστεί κάποιο λάθος. Πλέον μπορείτε να επεξεργαστείτε παραστατικά που έχουν εκδοθεί, ώστε να διορθώνετε τα λάθη σας.

Καλό είναι να μην γίνεται κατάχρηση της συγκεκριμένης λειτουργίας, καθώς υπάρχει κίνδυνος να έχει άλλο παραστατικό στην κατοχή του ο γονέας ή ο λογιστής από αυτό που θα υπάρχει τελικά αποθηκευμένο στην πλατφόρμα.

3. Δημιουργία δικαιούχου που θα είναι διαθέσιμος και σε άλλους μαθητές

Όταν καταχωρούμε τον γονέα ενός παιδιού ως πρόσωπο στον οποίο θα μπορούμε να εκδώσουμε ένα παραστατικό, έχουμε πλέον την δυνατότητα να τον “διαθέσουμε” και σε οποιονδήποτε άλλο μαθητή θέλουμε (πχ και στα αδέρφια του που είναι κι αυτά καταχωρημένα στην πλατφόρμα) ή ακόμη και σε όλο το εκπαιδευτήριο (πχ σε περίπτωση τράπεζας ή εταιρίας στην οποία θα εκδίδονται πολλά παραστατικά).

Open

Όταν θα προσπαθήσουμε να εκδώσουμε το επόμενο παραστατικό, οι δικαιούχοι αυτοί θα είναι πλέον διαθέσιμοι για επιλογή.

Με αυτόν τον τρόπο μειώνεται πολύ ο χρόνος καταχώρισης των απαιτούμενων στοιχείων.

4. Καταχώριση δόσης ως εξοφλημένης

Κάθε δόση πλέον έχει τη δυνατότητα να καταχωρηθεί ως “εξοφλημένη”. Η καταχώριση δεν είναι αυτόματη ούτε προκύπτει από την καταχώριση συναλλαγών (εισπράξεων) ή παραστατικών. Επίσης δεν επηρεάζει τα στατιστικά και την οικονομική εικόνα του μαθητή.

Μπορείτε να επισημάνετε τις δόσεις ως “εξοφλημένες” για διευκόλυνση δική σας, των γονέων, αλλά και γιατί θα σας χρησιμεύσει σε μελλοντική έκδοση στην μαζική έκδοση παραστατικών

5. Ακύρωση συναλλαγών

Συναλλαγή είναι η καταχώριση μιας είσπραξης χρημάτων. Είναι το δικό σας “τεφτέρι”, όπου σημειώνετε εισπράξεις ποσών, είτε γίνουν ταυτόχρονα με έκδοση παραστατικού είτε όχι.

Μέχρι τώρα, δεν μπορούσατε να διαγράψετε μια συναλλαγή, για λόγους διαφάνειας και έπρεπε να καταχωρίσετε μια “αντίθετη” συναλλαγή, για να “ισορροπήσει” το ισοζύγιο. Πλέον μπορείτε ακυρώσετε μια συναλλαγή και να προσθέσετε μια νέα. Η ακυρωμένη παραμένη στην καρτέλα του μαθητή για λόγους διαφάνειας.

6. Αυτόματη προσθήκη συναλλαγής κατά την προσθήκη παραστατικού με τρόπο πληρωμής “Μετρητά"

Η έκδοση ενός παραστατικού δεν συνοδεύεται πάντα από συναλλαγή (είσπραξη χρημάτων). Σε περίπτωση που εισπράττατε χρήματα, θα έπρεπε να εκδώσετε το παραστατικό και να προσθέσετε και μία συναλλαγή.

Πλέον, εφόσον στο παραστατικό επιλέγετε “μετρητά” ως τρόπο εξόφλησης, προστίθεται αυτόματα και μια αντίστοιχη συναλλαγή, μόλις εκδοθεί το παραστατικό, ώστε να είναι περιττή η δεύτερη ενέργεια.

7. Αναφορά του μαθητή και του τρόπου πληρωμής στο παραστατικό

Στο παραστατικό αναφέρεται πλέον και ο μαθητής στον οποίο προσφέρεται η υπηρεσία, ώστε να μην χρειάζεται να τον αναφέρετε σε κάθε αιτιολογία, εν΄καταγράφεται και τρόπος πληρωμής.

8. Περισσότερα στοιχεία στο αρχείο xls των παραστατικών

Στη σελίδα των παραστατικών μπορείτε να παράξετε ένα αρχείο με όλα τα παραστατικά που θέλετε, αφού εφαρμόσετε φίλτρα ημερομηνίας (από - έως) και μαθητή.

Το αρχείο αυτό περιέχει πλέον και επιπλέον στήλες, όπως το ΑΦΜ του δικαιούχου του παραστατικού, και στοιχεία από την αποστολή στο myData (Αριθμός ΜΑΡΚ, κατάσταση αποστολής, ημερομηνία αποστολής,κλπ)

Το αρχείο αυτό είναι χρήσιμο για δική σας αρχειοθέτηση αλλά και για να την ενημέρωση του λογιστή σας (αντί να αποστείλετε όλα τα παραστατικά που έχετε εκδόσει).

9. Στατιστικά

Πλέον έχετε στη διάθεση σας τα πρώτα σας στατιστικά, που θα σας δώσουν μια καλή εικόνα για την κατάσταση του εκπαιδευτηρίου σας.

10. MyData

Πλέον έχει ενσωματωθεί η λειτουργία του myData για να εξοικειωθείτε μαζί της.

11. Πολλές ακόμη βελτιώσεις

Λύθηκαν κάποια τεχνικά σφάλματα που υπήρχαν στην προηγούμενη έκδοση ενώ προστέθηκαν και πολλές ακόμη μικρότερες λειτουργίες που βελτιώνουν όλη την εμπιερία χρήσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.