Οικονομικά έτη

Όλη η λειτουργία της οικονομικής διαχείρισης βασίζεται στα οικονομικά έτη. Τα δεδομένα (μαθητές, υπηρεσίες, στατιστικά, κλπ) αφορούν ένα συγκεκριμένο οικονομικό έτος. Το οικονομικό έτος συμπίπτει με την σχολική χρονιά.

Χρειάζεται πολύ μεγάλη προσοχή όταν καταχωρείτε δεδομένα στην οικονομική διαχείριση. Λογιστικά δεν χάνεται καμία καταχώριση, αλλά αν καταχωρίσετε παραστατικά ή εισπράξεις ενός μαθητή σε λάθος οικονομικό έτος, θα δημιουργηθούν λανθασμένες εντυπώσεις στα στατιστικά και φυσικά και στις οικονομικές καρτέλες.

Εναλλαγή μεταξύ οικονομικών ετών

Κάθε στιγμή υπάρχει το “τρέχον” οικονομικό έτος αλλά μπορείτε να μεταβείτε σε επόμενο ή προηγούμενο έτος από drop down menu στην κορυφή της σελίδας.

Προετοιμασία νέας σχολικής χρονιάς

Κάθε νέα χρονιά έχει νέα δεδομένα. Στην ηλεκτρονική τιμολόγηση του total.school δεν χρειάζεται να ορίσετε εκ νέου τα πλάνα εξόφλησης και τις υπηρείες σας. Αν έχει αλλάξει κάποια υπηρεσία, τότε απλώς κάνετε επεξεργασία της υπηρεσίας και αλλάζετε το ποσό.

Αυτό που πρέπει να κάνετε πριν ξεκινήσετε να καταχωρείτε δεδομένα για τη νέα χρονιά, είναι

να εισάγετε όσους μαθητές ξέρετε ότι θα συνεχίσουν στη νέα χρονιά, και να
ρυθμίσετε τις υπηρεσίες που θα τους παρέχετε αυτή τη νέα χρόνια. Έτσι θα δημιουργήσετε μια νέα οικονομική καρτέλα που θα αφορά εκείνη την χρονιά.

Αν εισπράττετε προκαταβολές για την επόμενη χρονιά, καλό είναι να τις καταχωρείτε στη σωστή χρονιά, αλλιώς θα φαίνεται να “λείπουν” από την καρτέλα του μαθητή, μόλις αλλάξει η χρονιά.

Λογιστές

Επειδή η λίστα των παραστατικών εμφανίζει και εξάγει σε xls μόνο τα παραστατικά του επιλεγμένου οικονομικού έτους, προσθέσαμε ένα επιπλέον κουμπί που εξάγωγει όλα τα παραστατικά, ανεξαρτήτως οικονομικού έτους, ώστε οι λογιστές να έχουν πλήρη εικόνα.