Φόρμα εγγραφής γονέων (self registration)

Η συμπλήρωση των στοιχείων μαθητών και γονέων είναι μία από τις πιο απαιτητικές σε χρόνο εργασίες, που εκτελούνται στην αρχή της χρονιάς. Γι' αυτό δημιουργήσαμε τη φόρμα εγγραφής ώστε να δώσουμε τη δυνατότητα στους γονείς να συμπληρώνουν οι ίδιοι τα στοιχεία τους και να εισάγονται στην πλατφόρμα, αφού εσείς τους “εγκρίνετε”.

Ρυθμίσεις

Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα, θα μπείτε στη σελίδα Ρυθμίσεις σχολείου, και έπειτα στην καρτέλα “Εγγραφές νέων μαθητών”. Εκεί θα ενεργοποιήσετε την φόρμα, και έπειτα θα εμφανιστούν δύο σημαντικά στοιχεία:

Ένα QR code
Μια διεύθυνση

Αυτά τα δύο στοιχεία, πρέπει να δοθούν στους γονείς, με τους οποίους έχετε συμφωνήσει ήδη ώστε να εγγράψουν τα παιδιά τους στο σχολείο. Το QR code μπορείτε να το τυπώσετε σε κάρτες ή σε φυλλάδια που ίσως δίνετε στους γονείς ενώ τη διεύθυνση μπορείτε να την αποστείλετε με ένα μήνυμα ή email.

Μη δημοσιεύετε τη διεύθυνση ή το QR code στην ιστοσελίδα σας, γιατί θα την επισκέπτονται και θα την συμπληρώνουν άγνωστοι γονείς ή και αυτόματα “ρομπότ”, οπότε το σύστημα θα επιβαρύνεται χωρίς λόγο

Για μεγαλύτερη ασφάλεια, μπορείτε να ενεργοποιείτε τη φόρμα, μόνο κατά το διάστημα που περιμένετε εγγραφές νέων μαθητών, και να την απενεργοποιείτε αμέσως μετά την ολοκλήρωση.

Φόρμα εγγραφής και οδηγίες συμπλήρωσης για τους γονείς

Οι γονείς καλούνται, λοιπόν, να συμπληρώσουν τα στοιχεία του παιδιού τους καθώς και τα δικά τους στοιχεία επικοινωνίας (email) για να λάβουν τους κωδικούς τους εφόσον τους εγκρίνετε. Τα υποχρεωτικά πεδία της αίτησης είναι τα ονοματεπώνυμα, η διεύθυνση και η email διεύθυνση, ενώ προαιρετικά μπορούν να δηλωθούν η ημερομηνία γέννησης, το ΑΜΕΑ, και άλλα.

Στο τελευταίο στάδιο μπορούν να εισαχθούν ένα ή περισσότερα αρχεία, όπως βεβαιώσεις γιατρού, πιστοποιητικά, το voucher τους ΕΣΠΑ, κλπ. Όλα αυτά δεν θα χρειαστεί να τα “ανεβάσετε” εσείς στην πλατφόρμα έπειτα.

Έλεγχος

Επειδή η φόρμα θα είναι διαθέσιμη δημοσίως, και για να αποφύγουμε ανεξέλεγκτες και “ψεύτικες”αιτήσεις, γίνεται ο γνωστός έλεγχος για “ρομπότ” πριν κατατεθεί η αίτηση.

Επιβεβαίωση email

Όταν κατατεθεί η αίτηση, αποστέλλεται email προς την διεύθυνση του γονέα που έχει δηλωθεί. Ο γονέας πρέπει να εντοπίσει το email και να πατήσει πάνω στο κουμπί που περιέχει, ώστε να επιβεβαιώσει ότι η διεύθυνση όντως είναι η δική του και ότι είναι σωστή.

Με αυτό τον τρόπο, είμαστε σίγουροι ότι ο γονέας δεν έχει δηλώσει λανθασμένη διεύθυνση που απαιτεί μετά κάποια διαδικασία για να την εντοπίσετε και να την διορθώσετε (επικοινωνία με γονείς, λήψη νέας διεύθυνσης, αποστολή νέων κωδικών, κλπ)

Έλεγχος και έγκριση εγγραφών

Όταν οι γονείς προχωρήσουν και στην επιβεβαίωση, η αίτηση πλέον εμφανίζεται στις ενότητα “Εγγραφές” και εσείς ενημερώνεστε με email.

Όταν πατήσετε σε μία αίτηση, εμφανίζονται όλα τα στοιχεία, και εφόσον όντως ο μαθητής και ο γονέας είναι σωστοί, μπορείτε να πατήσετε στην “Έγκριση και εγγραφή”.

Μετά την έγκριση:

προστίθεται ο μαθητής στην πλατφόρμα χωρίς να ανατεθεί σε κάποιο τμήμα
προστίθεται ο γονέας και λαμβάνει κωδικούς

Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να κάνετε επεξεργασία του μαθητή ή του γονέα για να διορθώσετε ή να συμπληρώσετε στοιχεία του, να τον αναθέσατε σε τμήματα, να του δημιουργήσετε οικονομική καρτέλα, κλπ.